To je stav mnoha vedoucích a manažerů v oblasti péče o provozy, domovní techniku, objekty nebo stroje a zařízení. Některé činnosti a snažení jsou zbytečná, protože je za nás naštěstí může dělat počítač. S tímto cílem byl napsán program Organizér údržby PLUS.

Nový program Organizér údržby PLUS vychází z asi dvou roků starého předchůdce, který byl praxí vypilován do současného stavu. Když řeknu, že vznikal z bolesti, nejsem daleko od pravdy. Nebyla to teoretická úvaha od stolu, ale osobní zkušenosti z praxe – ze stresového prostředí, které vytvarovaly zmíněný produkt. Cílem bylo vytvořit nástroj, který by přebral starosti s plánováním, který by myslel a hlídal za člověka, který by pamatoval na vše a odstranil pocit zajíce na honu. Který by dokázal poskytovat hlášení a přehledy a byl jakýmsi správcem v pozadí.

Organizér údržby PLUS je v prvé řadě schránkou, ve které jsou zaneseny údaje o osobách a firmách. Adresář je vypilovaným nástrojem pro uložení a práci s adresami, telefonními čísly a maily. Velmi jednoduché a pečlivé hledání v záznamech bleskurychle dovedou k záchraně z každé situace. Data z adresáře jsou rovněž propojena do dalších částí programu, takže adresář je jediným místem, které se doplňuje a kde se provádějí změny. Ty se pak promítnou do dalších propojených částí programu.

V další části se doplňují údaje o ZAŘÍZENÍ. Časem databáze roste jak do počtu záznamů, tak do kvality a přesnosti údajů. Tato data jsou opět provázána do programu a změny se provádějí opět jen na jednom místě. S databází zařízení je spojena databáze NÁHRADNÍCH DÍLŮ. Je velkou pomocí, když se zjišťuje náhradní díl jen jednou a podruhé lze údaje o něm i jeho dodavateli pohodlně vytáhnout od stolu. Ke každému zařízení se uchovává tzv. ZDRAVOTNÍ KARTA, kde se zapisují události, které nejsou dotaženy do konce, nebo ke kterým je občas potřeba se vrátit. Velmi často se marně vzpomíná, kdy se přihodilo to či ono a jestli je to normální, nebo příliš často.

Velkou část programu tvoří tzv. PREVENCE. Lze si vytvořit skupiny např. revize, kontroly, prohlídky, údržba atd. Do záznamů se napíše, co a jak často se má provádět, popř. kdo to má provádět a jak dlouho dopředu se to má připomenout. S tím lze problém hodit za hlavu a on se včas ozve. Je lepší nechat si po jednom kliknutí myši zobrazit úkoly než je dohledávat po různých papírcích, notýscích, lovit v paměti atp. Program je velmi jednoduché a přitom pečlivé „připomínadlo.“ Až je úkol splněn, stačí klepnout na tlačítko PROVEDENO. Provedení se zaznamená do historie a to i s případným komentářem a úkol se přeplánuje na další termín, dle nastaveného intervalu. Vše je uděláno tak, aby se minimalizoval počet potřebných kliknutí myši – většina věcí se řeší klepáním na klávesu ENTER (velmi pohodlné a rychlé). Historií lze zpětně dokladovat provedení prací, což vyznívá velice kladně při diskuzích typu: „jsem tady k něčemu.“ U všech oken platí možnost zobrazit záznamy na formuláři, nebo jak datový list neboli tabulku, kde lze záznamy libovolně seřazovat podle zvolených polí.

V další části programu je možno zapisovat NÁKLADY. Byť program není programem účetním, lze za cenu kratičkého zápisu kdykoliv získat přehled o tom co se platilo a proč. Program umí podle skupiny a typu platby okamžitě zobrazit přehled nákladů a sumář za zvolené období. Lze také okamžitě dohledat, zda třeba po měsíci došlé faktury odpovídají událostem, které se staly.

V části SMLOUVY lze zpřehlednit smlouvy s dodavateli a spolupracujícími firmami a hlídat plnění dle smluvených podmínek lépe, než neustálým pročítáním smluv samotných.

Asi nejvyužívanější částí bude pro mnohé část POŽADAVKY.

Neexistence všelijakých notýsků a připomínacích papírků, případně neustálé uspořádávání fronty pohledávek v hlavě může snadno připravit o zdravý rozum i odolné jedince. Jak požadavky přicházejí, je pohodlné je házet do programu. Program zobrazí požadavky podle priority, data zadání nebo podle toho, na koho je požadavek směřován. Pokud se úkol provede, smaže se nebo odklepne VYŘÍZENO a je vymalováno. Problémem může být i způsob, jakým jsou požadavky sdělovány. Není divu, že se někteří cítí jak zajíci na honu a bojí se kohokoliv potkat a při zazvonění služebního mobilu sebou všelijak trhají. Pokud je v podniku instalována síť, lze na ní umístit jediný souborek, na který (nebo jeho zástupce) kdokoliv klepne, zobrazí se jednoduché okýnko s polem požadavek a podpis a tlačítkem odeslat. Je to způsob, který pochopí opravdu kdokoliv a pokud se nejedná o havárii, není důvod, aby se lidé se svými požadavky na zodpovědného technika vrhali přímo, obtěžovali ho telefonem, nebo jakkoliv jinak podobně působili jako vosy. Požadavky pak naskáčou do fronty v programu a až na ně přijde řada, budou v klidu vyřízeny.

Jak jsem již psal v úvodu, program vznikl z krve a bolesti a z touhy přežít a nenechat se udusit maličkostmi. Jak se říká: „Stokrát nic umořilo vola.“ A pokud mi někdo nabídne, že bude to stokrát nic řešit za mne, tak to rozhodně chci.

Program si můžete zakoupit v internetovém obchodě www.elektroprogramy.cz