Tisková řešení pro malé a střední firmy a pro produkční digitální tisk vyžadují vývoj ve všech oblastech. Není to již jen o prodeji hardwaru, jako v minulosti, ale obchod orientovaný na software a celkové služby. Plánování elektronizace dokumentů a řízená správa dokumentů bude hrát ústřední roli. Alespoň podle výrobců v odvětví a poptávky firem. Ruku v ruce k tomu narůstá potřeba datových úložišť. Podle zkušeností specialistů z Teko Technology, předního tuzemského výrobce a distributora kancelářské techniky, však zatím zůstávají živnostníci a menší firmy u tradičního tisku. Papírové dokumenty v mnoha případech nezmizí.

 Multifunkční zařízení se stávají ústředním bodem správy dokumentů. Enormně vzrůstá potřeba cloud computingu nejen v České republice s oběhem a „tiskem“ elektronických dokladů, resp. jejich zachováním v elektronické podobě a sdílením, jež tyto tiskárny podporují. Alespoň to tvrdí na konferencích giganti tiskařského průmyslu a tlačí je k tomu i poptávka firem, resp. neutuchající touha ušetřit náklady a rovněž hraje roli ekologie. Trend bude spíše méně tisknout a více převádět na elektronizaci. Srovnatelnost s běžným produkčním tiskem je však ošemetná.

„Komu by se však nelíbilo, aby místo skladu a archívu účetních a jiných dokladů měl vše jen přístupné skrze počítač. Elektronická data je nutné ukládat, což vede ke zvýšení požadavků na datová úložiště. Ovlivňuje to i bezpečnost a dostupnost dokumentů resp. riziko napadení uložených dat,“ uvažuje Petr Kempa, produktový manažer Teko Technology. Menší společnosti i podnikatelé však podle jeho zkušeností zatím stále tisknou a ani to příliš nevypadá, že by se „papíru“ úplně vzdali.

Multifunkční tiskové zařízení se tak nově dostává na pozici středobodu správy dokumentů v podnicích i prodejnosti. Aby bylo možné pracovat i se staršími zařízeními, existují propojovací zařízení a aplikace. Obejde se to nově i bez počítače. „Což však v současnosti platí pouze pro stroje vyšších cenových hladin, které mají velký display, popřípadě možnost připojení např. tabletu pro snadnou manipulaci a správu dokumentů, ale to vše je zatím v začátcích,“ doplnil Petr Kempa z Teko Technology.

Papír nezmizí

Při elektronizaci dokumentů se mnohdy počítá s tím, že se někdy později výstupy vytisknou, ručně podepíšou a budou se archivovat na papíře. Tohle hledisko přínos elektronizace pro efektivitu minimálně problematizuje. Pokud se firma chce těmto problémům vyhnout, musí být základem elektronizace samotný dokument. To znamená objekt, který má samostatnou existenci (nejen v rámci nějakého informačního systému), který může být podepisován, archivován, může obíhat mezi uživateli a lze jej předložit úřadu nebo auditorovi. To je to, co všichni znají jako smlouvu, fakturu, potvrzení, žádost, dopis, výkaz nebo třeba výpis. Proces elektronizace spěje k tomu, že se omezí tisk, ale úplně nezmizí. Vždy zůstanou data i dokumenty. Otázka zní, zdali při takovém řešení skutečně společnost ušetří elektronizací práci i náklady. V závažných dokumentech, které putují od ruky do ruky a jsou opatřovány podpisy, nikoli. Až v samotném závěru dojde k elektronizaci a archivaci.

Více informací můžete získat na http://www.teko-toner.cz.